Les organisations ont l'habitude de former leurs employés sur une large gamme de sujets : éthique, diversité, équité et inclusion, cybersécurité, lutte contre le harcèlement, lutte contre la corruption, etc. Chacun de ces sujets est fondamental pour assurer une croissance sécurisée à toute organisation.
Il en est de même en ce qui concerne la protection de la vie privée et des données personnelles. Divers réglementations et codes de l’industrie – tels que PIPEDA, GDPR, LGPD, HIPAA, PCI-DSS et ISO/IEC 27002 – exigent, directement ou indirectement, une formation de sensibilisation à ce sujet. En fin de compte, ces règles et normes exigent des entreprises qu'elles adoptent des mesures sérieuses d'éducation, d'orientation, de formation, de contrôle et de supervision de leurs employés, avec propagation de l'importance d'un traitement correct des données, garantissant la protection de la vie privée.
Même si ces exigences n'étaient pas en vigueur, il est toujours important de garder à l'esprit que les employés sont l’un des principaux facteurs de risque d'incidents de sécurité1, qui impliquent régulièrement des fuites de données personnelles dans le monde.
Un programme de formation efficace peut réduire ce risque. À partir de cette amélioration de la connaissance des politiques, des principes et des meilleures pratiques, de multiples avantages peuvent découler d'un programme de formation à la protection de la vie privée bien mené.
Votre entité ressentira une amélioration dans la standardisation de certaines activités, ce qui évitera les faux pas, fera gagner du temps et par conséquent économiser de l'argent à votre entreprise. De plus, à une époque où les gens sont plus disposés à quitter leur emploi2, une formation bien faite est un outil qui aide à retenir les talents, puisqu'ils se sentiront plus à l'aise dans l'exercice de leurs fonctions quotidiennes. De même, elle prépare les employés à des responsabilités plus importantes, car elle les fait participer activement à la protection des actifs de l'entreprise et les rend plus conscients des risques et des besoins réels.
Une formation de sensibilisation à la protection de la vie privée doit comprendre, au minimum, les principaux risques auxquels le personnel sera confronté dans ses tâches quotidiennes, une formation sur le rôle et les missions du délégué à la protection des données de l'organisation, ainsi que des connaissances et des outils adéquats pour travailler en toute sécurité avec des données personnelles, qu'elles proviennent de clients, d'employés ou de fournisseurs.
Outre le contenu, la forme est également un élément important à garder à l'esprit lors de la conception de votre programme de formation à la protection de la vie privée. Le niveau de connaissance et de familiarité du formateur avec les législations et l'opérationnalisation de la protection des données et des pratiques de confidentialité est le point de départ. Le formateur doit être prêt à fournir les informations nécessaires et à répondre avec précision à toutes les questions. Par ailleurs, il est essentiel d'éviter de submerger les employés avec des sessions de formation trop longues, qui ne fournissent pas d'informations pratiques ou qui sont formées que par des longs documents à lire.
Finalement, il ne suffit pas d'offrir une formation initiale et de ne prendre aucune autre mesure. Il est nécessaire d'inclure la formation continue dans votre programme, ce qui peut se faire sous plusieurs formes, par exemple par des sessions spécifiques à leurs rôles, des quiz internes ou par la désignation de "champions de la vie privée".
Ce sont les fondements d'un programme de formation à la protection de la vie privée qui peut aider les organisations à se conformer, à éviter les lourdes amendes des Autorités de contrôle et à améliorer leur image auprès des clients, des fournisseurs et des investisseurs.
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